Расчет зарплаты: пошаговая передача операций сторонней компании

Практика передачи расчета заработной платы на аутсорсинг прочно вошла в деловую жизнь российских предпринимателей. Это легко объяснить: такая схема работы дает множество преимуществ и в первую очередь – экономию средств и высокое качество услуг. Тем, кто еще только планирует переход на внешнее обслуживание, будет полезна эта пошаговая инструкция.

Шаг 1 – технико-экономическое обоснование

Любой проект начинается с оценки эффективности. Создайте на предприятии рабочую группу и поставьте перед ней задачу из 3 пунктов:

1. Подсчитать затраты на содержание бухгалтеров-расчетчиков в штате. Учитывают зарплатный фонд, стоимость аренды помещения, оборудования, обучения и пр.
2. Подобрать несколько надежных провайдеров и запросить у них коммерческое предложение с указанием расценок. По этим данным определяют величину расходов на аутсорсинг зарплаты.
3. Сравнить оба результата. Если ожидается снижение затрат хотя бы на 15%-20%, переход считается оправданным.

В расчетах нужно учитывать не только прямые потери или выгоды, но и косвенные. Например, то обстоятельство, что путем сокращения штата фирма получит возможность добрать специалистов по основному виду деятельности и при этом остаться в статусе малого или среднего предприятия. Это позволит увеличить выход готового продукта и тем самым повысить конкурентоспособность компании, сохранив упрощенную систему налогообложения.

С другой стороны, в начале сотрудничества с провайдеров крайне важно грамотно составить договор. Для этого придется заказать дорогостоящее сопровождение в юридической фирме.

Шаг 2 – выбор аутсорсинговой компании

Выбор провайдера – ключевой вопрос, требующий тщательной проработки. Ошибки на этой стадии обойдутся крайне дорого: придется менять партнера, по новой отлаживать рабочий процесс, нести неминуемые дополнительные расходы из-за рассогласованности на начальном этапе и т.д.

Анализируют рынок и выбирают несколько фирм с большим опытом и безупречной репутацией. Их ресурсы должны быть сопоставимы с численностью сотрудников в штате заказчика. Например, если у того работает несколько сотен человек, то нужно искать провайдера с 20-30 расчетчиками.

Для фирмы с численностью персонала до 50 человек подойдет небольшой аутсорсер с 5-10 бухгалтерами.

Сравните кандидатов по следующим критериям:

1. Оперативности реагирования на просьбу клиента проконсультировать или прислать специалиста.
2. Перечню услуг, вошедших в базовый пакет и не требующих дополнительной оплаты.
3. Зависимости стоимости контракта от численности персонала у заказчика – нужно учитывать развитие бизнеса в будущем.
4. Методам контроля и оценки эффективности своих сотрудников.
5. Уровню организации взаимодействия с заказчиком на случай непредвиденных ситуаций.
6. Квалификации расчетчиков.

В качестве примера надежного и добросовестного аутсорсера можно привести компанию Talent Pool (talentpool.ru).

Шаг 3 – разработка техзадания

Выбрав провайдера, рабочая группа составляет для него перечень требующихся услуг. Работа ведется в формате диалога:

1. Заказчик отправляет предварительную заявку.
2. Аутсорсер рассматривает ее и затем на совместной встрече предлагает свои корректировки или иные методы решения задач.
3. После обсуждения обе стороны приходят к компромиссному варианту.

Необходимо добиваться активного участия провайдера в данном процессе. Специализируясь на расчете зарплаты, его сотрудники лучше кого бы то ни было разбираются в данном вопросе и потому предлагают самые оптимальные схемы взаимодействия.

Шаг 4 – подписание договора

Провайдер не несет прямой ответственности перед госорганами за ошибки и непреднамеренное нарушение законодательства. В подобных ситуациях штрафуют заказчика, а тот уже добивается компенсации от аутсорсера. В случае отказа придется подавать в суд и тогда единственным обоснованием претензии будет подписанное обеими сторонами соглашение. Поэтому его текст должен быть юридически грамотным и оговаривать все аспекты сотрудничества вплоть до мелочей.

В документе прописывают ответственность аутсорсинговой компании за любые проявления низкого качества обслуживания, в т.ч. за утечку секретной информации.

Обязательным приложением к договору является соглашение об уровне обслуживания с такими сведениями:

• перечнем услуг и описанием того, в какой форме они предоставляются;
• критериями оценки качества выполнения работ;
• списком конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению;
• графиком выполнения операций;
• описанием механизмов мониторинга деятельности провайдера и предоставления им отчетности;
• списком лиц, уполномоченных взаимодействовать с исполнителем (инструкции и пожелания других восприниматься не будут);
• перечнем электронных адресов и аккаунтов в мессенджерах, сообщения с которых будут иметь официальную силу;
• порядком разрешения споров;
• условиями расторжения договора.

Рекомендуется привлечь к процессу разработки текста соглашения консультанта-юриста.

Шаг 5 – плавный переход

Реформу осуществляют постепенно. Передав функции стороннему подрядчику, своих расчетчиков не увольняют до полной отладки процесса. Нужно пристроиться к работе с провайдером и убедиться, что он добросовестно и бесперебойно исполняет свои обязанности, а каналы связи с ним функционируют исправно.

Рабочую группу распускают, оставив одного из ее членов в должности контролера. По окончании проверочного периода проводят следующие мероприятия:

1. Запрашивают у контролера отчет о работоспособности схемы, выявленных сложностях и нестыковках.
2. Сопоставляют итоги деятельности аутсорсера с запланированными ключевыми показателями эффективности.
3. Устраивают коллективное обсуждение целесообразности перехода с участием штатных экономистов.

Если все указывает на то, что провайдер со своими обязанностями справляется и сотрудничество с ним приносит фирме пользу, переходят к последней стадии.

Шаг 6 – завершающий

На заключительном этапе увольняют штатных расчетчиков и распределяют имеющиеся у них дополнительные обязанности между оставшимися экономистами. В соответствии с этим меняют штатное расписание и должностные инструкции.

Контролеру поручают наблюдение за деятельностью провайдера с периодическим предоставлением отчетов.